Kundpolicy – Diana Jaktresor
Denna kundpolicy är fastlagd av Limpopo Travel, Diana Jaktresor (betecknas härunder ”Diana Jaktresor”, ”vi”, ”firman”, ”oss” eller ”vårt” i denna Kundpolicy) och gäller för alla våra kunder, leverantörer och samarbetspartner.
1. Om Diana Jaktresor
Diana Jaktresor har sedan starten 1974 varit arrangör av jaktresor och i dag Danmarks största jaktresearrangör.
Diana Jaktresor erbjuder sina kunder unika reseupplevelser och vill framstå som den arrangör man anlitar ”När resan skall innehålla mer”. Alla resor som erbjuds av oss är av hög kvalité och som kund vill man uppleva en hög professionalism både före, under och efter resan.
Som ett led i sin verksamhet samlar och behandlar firman personuppgifter med syfte att uppfylla de ändamål det är beskrivet i denna kundpolicy. Firman är dataansvarig i förhållande till hanteringen av personupplysningarna till dessa ändamål.
Om du har frågor till denna kundpolicy eller till vår behandling av dina personuppgifter kan du kontakta oss här:
Limpopo Travel A/S, Diana Jaktresor
Fåborgvej 240
5700 Svendborg
E-mail: info@limpopo.dk
2. Datasäkerhet är viktigt för oss
För oss är de personuppgifter som insamlas ett led i driften av verksamheten och avgörande för vårt företagsmål och framtid. I denna kundpolicy fastläggs hur dina personuppgifter insamlas och används när du är kund, leverantör eller samarbetspartner hos oss, och hur du kan få inblick i dina egna uppgifter.
3. Vad är personuppgifter?
Personuppgifter är alla uppgifter om en identifierad eller identifierbar fysiskt person. Med en identifierbar fysisk person menas en person som direkt eller indirekt kan identifieras, bland annat med ett identifikationsnummer eller ett eller flera element/dokument som är enskilt för en given persons identitet.
4. Vilken typ av persondata behandlar vi om dig och varför?
De uppgifter som vi samlar in om dig använder vi till olika ändamål tillsammans med ditt kundförhållande till oss och planläggning samt genomförande av dina bokade resor. De insamlade uppgifterna kan variera allt efter om du är kund, leverantör eller samarbetspartner, men generellt brukar det vara uppgifter angående kundadministration, leverantörsadministration samt uppgifter angående våra rättigheter och skyldigheter.
Saknade personuppgifter från din sida kan betyda att vi inte kan uppfylla våra förpliktelser i förbindelse med ditt kund- eller leverantörsförhållande.
Vi samlar in och behandlar med utgångspunkt endast allmänna personuppgifter. Det kan dock vid konkreta tillfällen, tillsammans med beställning av en resa, bli nödvändigt för oss i begränsad omfattning hantera känsliga personuppgifter (exempelvis uppgifter om specialdiet på din flygresa eller upplysningar om behov för speciell assistans på din resa) samt uppgifter om personnummer/CPR-nummer (exempelvis tillsammans med begäran om passkopia för reservation på flyget eller visumansökan) för att kunna leverera den önskade resan till dig.
Diana Jaktresor brukar vanligtvis insamla följande uppgifter om: pass, jaktkort, EU-vapenpass, vapenlicens och ev. körkort.
4:1 Uppgifter angående våra kunder
Uppgifter som du lämnar när du beställer en resa hos oss, ex. online via hemsidan eller vid kontakt med vår personal, (förnamn, mellannamn, efterman, adress, telefonnummer, e-postadress och ev. titel) personnummer (för visumansökning mm) passnummer, vapenpassnummer, körkortsnummer, bankuppgifter, betalkortuppgifter, upplysningar som du ger oss om dina speciella behov på resan (ex. upplysningar om specialkost, behov av speciell assistans vid handikapp eller annan sjukdom mm) hälsotillstånd (uppgifter om längd, vikt, kläd- och skonummer för beställning av utrustning på resan), anledningen för resan, uppgifter om vilka språk du talar, medborgarskap, bonuskortnummer, medlemskap av våra samarbetspartners föreningar, kontaktuppgifter om närstående, uppgifter du ger oss om dina preferenser i förhållande till marknadsförning eller kommunikation samt uppgifter du ger oss om du kontaktar oss med en fråga för att rapportera ett problem, eller när du i övrigt hänvänder dig till oss i förbindelse i ditt kundförhållande hos oss.
Vi kan dessutom inhämta kreditupplysningar från kreditinstitut för bedömning av din ekonomiska soliditet och kreditvärdighet i samband med ditt kundförhållande.
5. Vad använder vi dina personuppgifter till?
Vi behandlar dina personuppgifter i överensstämmande med de ändamål som anförs nedan. Obs, att inte samtliga angivna ändamål, kategorier av uppgifter, mottagare av uppgifter eller typer av behandling av uppgifter gäller för dig vid alla tillfällen.
Vi hanterar uteslutande dina personuppgifter i den omfattning det är nödvändigt tillsammans med din anslutning till bolaget (där det vid varje enskilt tillfälle tas hänsyn för eventuella intressen) eller enligt gällande rätt.
5:1 Kundadministration
Vi hanterar dina personuppgifter vid uppdaterande och löpande administration av ditt kundförhållande med oss och i samband med din resa, beställning av resor och leverans av våra övriga produkter (ex. nyhetsbrev, visumansökningar, reseförsäkringar, transferservice mm), och upprätthålla vårt kundregister, fakturering, inkasso, marknadsföring, statistik mm. Alla statistiker och analyser utarbetas anonymt och innehåller därför inte uppgifter som kan härledas direkt till dig som kund.
5:2 Överensstämmande av gällande lag och regler
Vi behandlar dina personuppgifter enligt gällande lagar och regler som vi är skyldiga till att efterleva för driften av verksamheten eller för att uppfylla olika rapporterings- eller uppgiftsskyldigheter med hänsyn till gällande lagar och regler.
Vi använder inte dina personuppgifter till att träffa uppgörelser, det är endast baserat på automatisk behandling, inklusive profilering.
Vi strävar att säkra att alla personuppgifter vi behandlar är korrekta och uppdaterade. Vi ber dig därför om att alltid underrätta oss om eventuella ändringar i dina personliga förhållanden (ex. ändring av adress eller betalningsuppgifter), så att vi kan säkra att dina personuppgifter alltid är korrekta och aktuella.
6. Juridisk basis för behandling av dina personuppgifter
Vi behandlar som utgångspunkt uppgifterna om dig på basis av följande: (1) Ditt godkännande (GDPR art. 6, stk 1, punkt och art. 9 stk. 2, punkt a), (2) ingående eller uppfyllelse av ditt avtal med oss (GDPR art. 6, stk. 1, punkt b), (3) hänsyn till bolagets legitima intressen, dvs. de ändamål som är beskrivet ovan (GDPR art. 6, stk. 1, punkt f), (4) överensstämmelse av en laglig förpliktelse som vi är pålagda (GDPR art. 6, stk. 1, punkt c), (5) skyddande av dina eller annan fysisk persons vitala intressen (GDPR art. 6, stk. 1, punkt d, och art. 9, stk. 2, punkt c), (6) behandlingen är nödvändig för att rättskrav kan fastläggas, göras gällande eller försvaras (GDPR art. 9, stk. 2, punkt f), och/eller (7) behandlingen är nödvändig för att följa våra eller dina arbets- hälso- och socialrättsliga förpliktelser som följer nationell eller EU-lag. Det kan dessutom vara situationer där vi behandlar dina personuppgifter av hänsyn till tredjemans legitima intressen med hänsyn till de ändamål som är beskrivet ovan, medmindre hänsyn till dina intressen väger tyngre (GDPR art. 9, stk. 2, punkt b).
Det kan dessutom vara situationer då vi behandlar dina personuppgifter av hänsyn till tredjemans legitima intressen med hänsyn till de skäl det är beskrivet ovan, medmindre hänsynet till dina intressen väger tyngre (GDPR art. 6, stk. 1, punkt f).
7. Utlämning av personuppgifter
Vi utlämnar endast personuppgifter vid de tillfällen det är nödvändigt för driften av vår verksamhet och för att kunna leverera din resa samt de övriga produkter du har köpt av oss i samband därmed.
Vanligtvis lämnas personupplysningar till följande mottagare i samband med beställning av en resa och därmed relaterade produkter:
7:1 Global Distributions System (GDS)
GDS är ett it-nätverkssystem som ägs eller drivs av ett företag som möjliggör transaktioner mellan resebranschens byte av tjänster, huvudsakligen flygbolag, hotell, biluthyrningsföretag och resebyråer. GDS ansluter tjänster, priser och bokning med att konsolidera produkter på tvärs av de tre reseaktörer, dvs. flygreservationer, hotellreservationer och biluthyrning.
Diana Jaktrejser använder följande GDS som led i vår verksamhet: Amadeus, Galileo och Travelport.
7.2 Flygbolag
Vi lämnar personuppgifter till flygbolag i samband med beställning av din resa. Vid beställningen av din flygresa lämnar vi vanligtvis upplysningar om förnamn, mellannamn, efternamn, flygplats för avresa, destination, data för ut- och hemresa, bonuskortnummer, speciella önskningar i samband med din resa, beställning av specialmenyer under flygresan och ev. behov av special assistans på flyget eller flyplatsen till det aktuella flygbolaget.
I samband med resa till speciella destinationer skall vi dessutom förmedla uppgifter om dina passinformationer till flygbolaget.
När vi beställer din flygresa är vi förpliktigade till att företa reservationen i överensstämmande med de regler för reservation av flygstol, som det enskilda flygbolaget har bestämt. Detta kan betyda, att din flygreservation efter flygbolagets regler, klassificeras som en gruppreservation, även om du inte har beställt en gruppresa. Detta kan bland annat bero på reservationens pris, särskilt avbeställningsvillkor kopplat till reservationen etc. Om det är så behandlar flygbolaget upplysningarna om de passagerare som klassificeringsmässigt ingår i samma reservation som en grupp. Detta betyder, att det vid vissa tillfällen blir möjligt för de passagerare som klassificeringsmässigt reser som en del av samma grupp, har tillgång till namnupplysningar på de övriga passagerarna i klassificeringsgruppen, vid användning av flygbolagets elektroniska självbetjäningstjänst. Om du klassificeringsmässigt reser som en del av en grupp kan de övriga passagerarna i den aktuella klassificeringsgruppen därför vid vissa tillfällen kunna ha tillgång till information om ditt namn, och om du reser på den aktuella avgången genom flygbolagets elektroniska självbetjäningstjänst.
7.3 Hotell
Vi lämnar personuppgifter till de hotell som du ska utnyttja på din resa. Vid beställning av dina hotellövernattningar brukar vi vanligtvis uppge personuppgifter om förnamn, mellannamn, efternamn, destination, datum för ankomst och avresa, rumskategori, bonuskortnummer, speciella önskningar som berör din resa, beställning av specialkost under hotellvistelsen och ev. behov av speciell assistans i samband med handikapp eller sjukdom.
7.4 Biluthyrningsfirmor
Vi lämnar personuppgifter till biluthyrningsfirmor, när du ska hyra ett fordon till ditt förfogande under din resa. För beställning av din hyrbil brukar vi vanligtvis uppge upplysningar om förnamn. Mellannamn, efternamn, ankomstplats, fordonskategori, hyrtid, körkortsinformation, bonuskortnummer, speciella önskningar i samband med hyran av fordonet och speciella åtgärder i samband med handikapp eller sjukdom, barnstol mm.
Vi använder följande bedbanks i vår verksamhet: (Europcar, Hertz, Avis).
7.5 Bussbolag
Vi lämnar personuppgifter till bussbolag, om du ska på bussresa som en del av din resa. Vid beställning av din bussresa brukar vi vanligtvis uppge personuppgifter om förnamn, mellannamn, efternamn, påstigningsplats, datum och tidpunkt för bussresan, destination samt speciella önskemål i samband med bussresan, specialmenyer under bussresan och ev. behov av speciell assistans på grund av handikapp eller sjukdom under hotellvistelsen.
7.6 Rederier
Vi lämnar personuppgifter till rederier om du ska på båtresa i samband med din resa (ex. i samband med dagsturer till kända turistattraktioner mm). För beställning av din båtresa brukar vi vanligtvis uppge upplysningar om förnamn, mellannamn, efternamn, födelsedatum, destination, resrutt, datum för av- och hemresa samt speciella önskemål i samband med båtresan, såsom beställning av specialmenyer och ev. behov av special assistans under seglatsen vid sjukdom eller handikapp.
7.7 Bedbanks
En bedbank är ett it-nätverkssystem som ägs eller drivs av ett bolag som möjliggör transaktioner mellan resebranschens tjänsteutbyte, huvudsakligen hotell och resebyråer eller slutkunden. Vi uppger personuppgifter till bedbanks för att beställa de hotell som ska användas på din resa. Vid beställning av dina övernattningar på hotell genom en bedbank uppger vi vanligtvis förnamn, mellannamn, efternamn, destination, datum för ankomst och avresa, rumskategori, bonuskortnummer, speciella önskemål i samband med din resa och beställning av specialkost under hotellvistelsen och ev. special assistans under vistelsen i samband med sjukdom eller handikapp.
Diana Jaktresor använder följande bedbanks som led i vår verksamhet: Expedia, Hotels.com, och Booking.com.
7.8 Reseagenter
Om du under din resa ska deltaga i utflykter eller har behov för transfer kan vi vidarebefordra personuppgifter till reseagenten. Reseagenten har till uppgift att arrangera den planerade utflykten eller transfers vid beställning av de önskade tjänsterna hos lokala leverantörer på destinationen. Vid beställning av dina utflykter, transfers mm uppger vi vanligtvis förnamn, mellannamn, efternamn, datum och tidpunkt för ankomst och/eller avresa, typ av fordon, destination och speciella önskemål i samband med transfers eller utflykten och beställning av specialkost och ev. behov av speciell assistans på grund av handikapp eller sjukdom.
7.9 Försäkringsbolag
Som led i din beställning av din resa hos oss har du möjlighet att köpa till en rese- och/eller en avbeställningsförsäkring. Om du önskar att köpa en sådan försäkring kommer vi att lämna personuppgifter till försäkringsbolaget för att användas vid teckningen av försäkringen hos dem. För teckning av en rese- och/eller en avbeställningsförsäkring lämnar vi vanligtvis upplysningar till försäkringsbolaget om förnamn, mellannamn, efternamn, e-postadress, destination, datum för av- och hemresa samt typ av resa.
Vi samarbetar med följande försäkringsbolag som led i vår verksamhet: Europeiska.
7.10 Utrustningsfirmor
Som ett led i beställningen av din resa hos oss har du möjlighet att hyra eventuell utrustning som du kan behöva på din resa, ex. vapen och liknande. Om du önskar hyra sådan utrustning uppger vi uppgifterna till vår partner på destinationen som du skall hyra utrustningen av. Vid hyra av utrustning förmedlar vi vanligtvis uppgifter till hyrfirman om förnamn, mellannamn, efternamn, typ av utrustning, jaktkort, avhämtningsplats samt tid för hyra.
7.11 Speciellt angående kvalificerade erbjudande
För att kunna ge ett kvalificerat erbjudande förmedlar vi uppgifterna om dig och den önskade reservationen till ett GDS (som är nämnt ovan), som gör den preliminära bokningen hos flygbolaget, hotellet mm.
Då det i anslutning med förvärvet av det kvalificerade erbjudandet vidarebefordras uppgifter om dig och ev. följeslagare till flera nya enskilda dataansvariga (GDS, flygbolag, hotell mm), kan dina uppgifter bli förvarade hos dessa mottagare eller efter erbjudandet löpt ut- också vid tillfälle att erbjudandet annulleras.
Vi kan dessutom vidarebefordra och/eller överlåta dina personuppgifter till andra leverantörer och/eller servicefirmor i anslutning med den allmänna driften av vår verksamhet ex. i anslutning med extern administration av våra IT-system, analysuppgifter, marknadsföringsuppgifter, inkasso, kreditvärdering, revision, juridisk hjälp mm.
För ytterligare uppgifter om våra leverantörers och samarbetspartners hantering och skydd av dina personuppgifter hänvisas till deras privatpolicy och villkor.
Vi strävar för att begränsa utlämning av personuppgifter i personifierbart format i mesta möjliga mån för att därmed begränsa de tillfällen där det lämnas upplysningar som kan hänföras till dig personligen.
Vi överlämnar inte dina personuppgifter med mindre att detta är nödvändigt för att kunna utföra vår verksamhet eller uppfylla ditt behov.
8. Internationell överlämning av dina personuppgifter
Av naturliga skäl för verksamheten kan dina personuppgifter komma att överlämnas till land utanför EU/EES i samband med beställning av en resa hos oss. För att kunna fullfölja vår åtagande till dig är vi tvingade till att vid vissa tillfällen använda samarbetspartner och leverantörer utanför EU/EES.
Dataskyddslagen i dessa länder kan vara mildare, än den är i Danmark och i övriga EU/EES, då det vid de flesta tillfällena som EU-kommissionen har utvärderat dataskyddsnivån dessa inte är så hög som dataskyddsnivån inom EU/EES.
Vid de tillfällen där det är praktiskt möjligt för oss sker lämnandet av dina personuppgifter på bakgrund av de av EU-kommissionen utarbetade standardöverföringskontrakter, som är speciellt utarbetat för detta ändamål. När det gäller förmedling av personuppgifter till USA ska dessa om möjligt ske på bakgrund av Privacy Shield. Privacy Shield är ett avtal mellan EU och USA där det bland annat fastställts ett starkt skydd av dataskyddsregler och säkerhetsregler som de amerikanska verksamheter anslutit sig i systemet, är förpliktigade att hålla sig till när de behandlar personuppgifter.
Vid vissa tillfällen är det emellertid inte praktiskt möjligt för oss att ingå ett standardöverföringskontrakt eller använda Privacy Shield som juridisk överföringsgrundlag. Vid sådana tillfällen sker överlämnandet av upplysningarna med rättslig grund i dataskyddsförordningen artikel 49,1 (b), då överföringen av dina personuppgifter till det aktuella landet är nödvändigt av hänsyn till avtalet i kontraktet mellan dig och oss (beställning av din resa) eller av hänsyn till genomförandet av villkoren som avtalats vid ingången av sådant kontrakt (ex. i samband med ett kvalificerat erbjudande som omtalats under avsnitt 7)
Det är därför viktigt att du är uppmärksam på att överföring av dina personuppgifter till land utanför EU/EES i förbindelse med beställning av en resa hos Diana Jaktresor betyder att dina personuppgifter inte har samma skydd som efter danska eller EU-rättsliga regler.
Det är tillsammans med överföringen av uppgifterna en ofrånkomlig risk för att i det aktuella landet inte finns klara, precisa och tillgängliga regler om landets myndigheters tillgång för användning av dina personuppgifter; att det inte finns regler om landet myndigheters tillgång till dina uppgifter skall vara nödvändig och proportionell; att landet inte har en oberoende och effektiv tillsynsmyndighet samt att landet inte har tillgängliga och effektiva rättsmedel för der registrerade.
Om du inte önskar, att Diana Jaktresor i samband med beställning av din(a) resa(or) sänder dina personuppgifter till mottagare utanför EU/EES, ber vi att du upplyser oss om detta senast i samband av beställningen av din resa.
Vi överlämnar inte vid något tillfälle dina personuppgifter till mottagare utanför EU/EES medmindre detta är nödvändigt för att kunna utföra vår verksamhet och uppfylla dina behov vid ex. att leverera den önskade resan till dig.
9. Dataintegritet och säkerhet
Personuppgifter förvaras inte längre än nödvändigt för att uppfylla det behov, för vad de är insamlade för, medmindre förvaringen är nödvändig för att uppfylla nationella lagkrav, nedan lagpliktiga lagringsperioder i samband med bokföring mm.
Det är firmans policy att skydda personuppgifter med att använda tillräckliga tekniska och organisatoriska säkerhetssystem. När det inte längre är behov av dina personuppgifter ser vi till att de raderas på ett säkerhetsmässigt försvarligt sätt.
10. Dina rättigheter
Du har alltid rätt till att fordra dina rättigheter enligt gällande dataskyddslagen. Du kan bland annat be att få se dina personuppgifter som vi är i besittning av, samt göra invändning mot hanteringen av uppgifterna, och göra invändning mot automatiserade beslut och profilering eller mot användning av dina personuppgifter för direkt marknadsföring. Vidare kan du anmoda om korrigering eller radering av eventuella felaktiga uppgifter om dig själv, ta tillbaka ett samtycke till hantering av dina personuppgifter samt rätt till dataportalitet av dina uppgifter.
Om du önskar göra en eller flera av dina rättigheter gällande, ber vi dig kontakta oss på info@limpopo.dk. Din anmodan ska bli behandlad i överenskommelse med den för närvarande gällande dataskyddslagen.
Klagan över Diana Jaktresors behandling av dina personuppgifter kan ske till:
Datatilsynet
Borgergade 28,5
1300 Köpenhavn K
E-mail: dt@datatilsynet.dk
11. Uppdateringar
Vi utvärderar och uppdaterar löpande denna Privatpolicy. Du bör därför regelmässigt kontrollera denna Privatpolicy för eventuella ändringar, som kan ha betydelse för vår behandling av dina personuppgifter.
